Hace pocos días, he tenido ocasión de acompañar en un proceso de coaching a un equipo “recién” formado. Y entrecomillo recién, ya que se creó hace menos de un mes y llevaba 6 reuniones previas antes de aquella en la que yo me uní, pero lo que para mí era poco tiempo, para algunos de sus integrantes podía ser tiempo más que suficiente, incluso demasiado, ya que en la presentación inicial surgió la pregunta de “¿Y por qué el coach llega tan tarde?, quizá ya es tiempo perdido tenerlo a partir de ahora”. La respuesta en este caso (teniendo en cuenta que partía de una opinión basada en una creencia limitante), se me hacía retadora, ya que aquello estaba segura de que podía marcar el camino de trabajo, así que respondí “Tu coach llega en el momento perfecto en que lo necesitas”. Se hizo el silencio.
A partir de aquí podría contaros cómo empezamos a trabajar en detalle, pero prefiero centrarme en 3 puntos que fueron claves, desde mi punto de vista, para que viesen “la utilidad de que el coach llegase a partir de ese preciso momento o no otro”:
1. LA IMPORTANCIA DE ESTABLECER REGLAS Y DEJARLAS ESCRITAS
¿Existían reglas? Sí, existían. Cuando empezamos a ver la necesidad de que el equipo acordase el marco de actuación, es decir, las reglas de cómo trabajar, y de “cómo ponerse de acuerdo cuando no estuviesen de acuerdo”, declararon haberlo establecido en la primera reunión… pero no quedaron por escrito. Esto hacía que repetidamente cayesen en aquello que habían dicho que no debían hacer (no interrumpirse, respetarse, participar, etc, etc).
Por tanto, volvimos a escribir cómo el equipo quería trabajar, acordado entre todos, para que todos y cada uno de ellos se comprometiese con ello. Esta hoja quedó lista para ser “enmarcada” y presidir las reuniones a modo de recordatorio, además de hacer una foto que se envío por una red social al grupo
2. LOS ROLES Y UNA AGENDA PREESTABLECIDA SON CLAVES
Los roles pueden parecer a priori un absurdo. ¿Para qué necesita un grupo, que quiere llegar a trabajar como un equipo, repartir funciones dentro de la reunión?
Pues bien, habitualmente ocurre que no se reparten roles, bien por desconocimiento, bien por no entender su utilidad, como era del caso del equipo al que acompañaba, lo que lleva a una situación de trabajo peculiar: muchas de las funciones a realizar durante la reunión quedan adjudicadas automáticamente al líder ya que sus compañeros asumen que forma parte del cargo, o bien los cogen miembros que “sienten especial predilección por desarrollar determinadas tareas o funciones”. ¿Qué ocurre en estos casos?, que paradójicamente se crean unas relaciones dentro del equipo, influenciadas o como consecuencia de esta situación, que pueden desvirtuar la forma de trabajo.
Sin embargo, un equipo que tiene claro su objetivo, va a trabajar de forma mucho más eficiente si establece roles en diferentes personas, mejor aún si estos roles rotan entre los miembros del equipo. Así ocurrió con el equipo del que os hablo. Su feedback al final de esa primera sesión era realmente positivo, habían visto una gran diferencia entre el antes y el después en su modo de trabajo. El líder del equipo se sentía más descargado, ya no tanto por las tareas a realizar, sino por la “carga de responsabilidad” que le transmitían sus compañeros y que no quería asumir sino compartir entre todos como proyecto común que querían construir.
Y este reparto de roles les había ayudado también a ser más eficientes durante la reunión. Todos y cada uno de los roles juegan un papel importante en ello.
Si a esto le sumamos que se ciñeron a una agenda que tenían “más o menos cerrada” durante la reunión anterior, y que terminamos de ajustar con tiempos responsables y contenidos, para que de ella pudiese salir acta y compromisos para continuar avanzando en su proyecto, hizo que el equipo finalizase la reunión, con un gran cambio. Veían ahora sí, que esta forma de trabajar les ayudaba claramente a alcanzar su objetivo en el tiempo que se habían marcado
3. DEJAR UN ESPACIO EN LA AGENDA PARA EXPRESAR CÓMO SE HAN SENTIDO
Y para finalizar, pero no menos importante, lo que en el mundo del coaching llamamos HACER COCINA. Cuando se prepara la agenda de la reunión, es importante dejar un tiempo al final (15 minutos puede ser suficiente), para “hablar sobre cómo hemos hablado” durante la reunión.
Este espacio nos asegura que ahí tendremos la oportunidad de cerrar capítulo en todos los sentidos. Nadie se llevará nada que no haya podido expresar durante la reunión, que es el espacio donde se ha de contar. Feedback positivo, y feedback de mejora sobre cómo se han sentido con lo que se ha ido diciendo durante esa reunión. Este equipo necesitó algo más de tiempo de cocina, porque como descubrieron durante la reunión, ya “habían hecho cocina” en alguna reunión anterior sin ser conscientes, de un modo no tan adecuado, y necesitaban dejar puntos en orden: dando feedback al hacer y no al ser; y desde mí, desde cómo me siento yo con lo que ocurre.
Cuando finalizó la reunión, el equipo quiso regalarme mi feedback, y el resultado de la primera sesión fue muy positivo: se sentían con fuerza y con mayor claridad de que así podían llegar con más facilidad a presentar su proyecto; habían experimentado ponerse en “los zapatos” de alguno de los compañeros, con lo que decían haber tenido un gran aprendizaje; durante la reunión alguno había visto que trabajar en equipo le iba costando menos; y… sentían que efectivamente, su coach había llegado en el momento preciso, ya que decían que si hubiese llegado antes, no habrían desarrollado determinadas formas de trabajo, o subequipos, o relaciones, o roles, o… y ahora sí podían ver puntos que les iban a ayudar a enfocar mejor su modo de desarrollar el trabajo.
Espero que este equipo continúe creciendo en el proceso en el que están inmersos, que su proyecto (de emprendimiento, por más señas, y con muy buen trabajo de fondo) llegue a buen puerto y arranque con el éxito que se merecen. Y será un placer poder acompañarles durante todo este tiempo.
¿ESTAS SEGURO DE QUE TU EQUIPO CAMINA EN LA DIRECCION MAS EFICIENTE Y EFICAZ, HACIA UN OBJETIVO CLARO Y DEFINIDO?